Kirjaamopalvelut keskittyvät asianhallintatiimiin

Lieksan kaupungin keskitetty kirjaamo aloitti toimintansa vuonna 2014 ja se on korvannut vaiheittain palvelukeskusten omat kirjaamot. Keskitettyjen palvelujen hoitoa varten perustettiin asianhallintatiimi, jossa työskentelee kolme asianhallintasihteeriä ja keskusarkistonhoitaja.

Palveluja kuntalaisille ja kaupungin yksiköille yhdestä pisteestä

Asianhallintatiimi palvelee palvelukeskuksia saapuvien asiakirjojen kirjaamisessa ja muissa asiakirjojen rekisteröintiin ja asianhallintaan liittyvissä asioissa. Asianhallintatiimi ottaa vastaan Lieksan kaupungille osoitetut paperilla tai sähköisesti saapuvat asiakirjat; kirjaa, skannaa ja lähettää asiakirjat valmistelijoille pääsääntöisesti sähköisesti, mm. hakemukset, kuntalaisaloitteet, valitukset, muutoksenhaut, lausuntopyynnöt, lausunnot, vastineet ja selvitykset, päätökset, anomukset, kuulutukset, vastaukset, kirjeet, tarjoukset, sopimukset ja paljon muita asiakirjoja. Asianhallintatiimistä kuntalainen saa tietoja vireillä olevista asioista, päätöksistä, sopimuksista, luottamushenkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja kulusta.

Asianhallintatiimissä kehitetään asiakirjahallintoa

Keskitettyjen asiakirjahallinnon tehtävien myötä otetaan käyttöön palvelukeskusten yhteiset toimintatavat sekä uusia sähköisiä toimintatapoja, jotka tehostavat henkilöstöresurssien käyttöä, tuovat kustannussäästöjä ja parantavat asiakaspalvelua.

Asianhallintatiimissä laaditaan ja ylläpidetään asiakirjahallintoa koskevia ohjeita ja suosituksia, sekä opastetaan kaupungin eri yksiköitä arkistolain tarkoittaman arkistonmuodostussuunnitelman laatimisessa. Asianhallintatiimissä ylläpidetään myös asianhallintajärjestelmää. Asianhallintajärjestelmään rekisteröidään saapuvat ja lähtevät hallinnolliset asiakirjat ja niiden käsittelyvaiheet ja päätökset. Asianhallintatiimissä ylläpidetään sopimushallintaa ja pian myös luottamusmiesten yhteystietorekisteriä.

Kirjaamon uudet yhteystiedot

Lieksan kaupungin kirjaamo /ko. palvelukeskus
PL 41
81701 Lieksa

kirjaamo@lieksa.fi

Käyntiosoite ja muut yhteystiedot

Asianhallinnan tilat sijaitsevat kaupungintalon 3. kerroksessa osoitteessa Pielisentie 3. Kirjaamo on avoinna maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Lieksan kaupungin kirjaamo
Pielisentie 3, kolmas kerros
81700 Lieksa

Asianhallintatiimin yhteyshenkilöt

Tarja Käyhkö p. 04010 44010

Sari Pennanen p. 04010 44505

 

Arkistointi- ja tietopalvelu, tietosuoja-asiat: Maisa Kinnunen, p. 04010 44006

Kirjaamoon tarkoitettuja asiakirjoja voi jättää asiakaspalvelupisteeseen

Asiakaspalvelupiste sijaitsee Moisionkatu 1:ssa. Asiakaspalvelupiste on avoinna ma - pe klo 9 – 15. Virka-ajan ulkopuolella kirjaamoon voi jättää asiakirjoja asiakaspalve-lupisteen takapihalla olevaan postilaatikkoon. Postilaatikkoon jätetty posti kirjataan saapuneeksi pääsääntöisesti seuraavana työpäivänä.

Julkisten kuulutusten ilmoitustaulu

Virallinen ilmoitustaulu sijaitsee asiakaspalvelun tiloissa osoitteessa Moisionkatu 1. Ilmoitustaulun kuulutuksia julkaistaan sähköisinä osoitteessa www.lieksa.fi/kuulutukset.

 

LIEKSAN KAUPUNGIN KIRJAAMO

Pielisentie 3
81700 Lieksa

PL 41
81701 Lieksa

kirjaamo(at)lieksa.fi

MAISA KINNUNEN

Keskusarkistonhoitaja

Pielisentie 3
81700 Lieksa

p. 04010 44006
maisa.kinnunen(at)lieksa.fi